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" Le bon job peut transformer la vie d'une personne mais la bonne personne peut transformer une entreprise ".

Secrétaire-Réceptionniste

"Il est devenu évident que le mot "assistante" ne suffit plus pour couvrir entièrement cette profession.
Oui, nous assistons, mais nous coordonnons, organisons, réseautons, présentons et manageons également".

Introduction

Je suis à la recherche d'un rôle varié et stimulant à 80% ou un 100% en hybride. J'apprécie un défi axé sur le service, où je joue un rôle clé dans la réussite de l'entreprise. Cette entrée en matière est dirigée vers le-les potentiel-s employeur-s.

 

En quête de développement personnel et de bien-être, mon projet est d'utiliser le 20-30% de mon temps en utilisant mon expérience de 12+ ans en freelance (pour entreprises ou privés) ainsi qu'à mes passions. 

12+ ans d'expérience en tant qu'assistante personnelle et exécutive au sein d'entreprises multinationales, soutenant la transformation informatique mondiale, dans les domaines des services numériques, de la chaîne d'approvisionnement, de l'intégration et de la gestion des comptes. Soutien de plusieurs cadres et dirigeants dans des environnements complexes et dynamiques, avec une excellente éthique de travail et de solides compétences interpersonnelles.

La communication, la résilience, l'initiative, l'adaptabilité, le souci du détail et la sensibilité culturelle ont façonné mes valeurs et compétences fondamentales qui sous-tendent mon travail et ma personne. J'ai une excellente capacité à identifier les besoins des clients et à élaborer des solutions efficaces qui améliorent l'efficacité de l'assistance administrative. Capable d'entretenir des relations loyales et à long terme avec des clients clés à tous les niveaux. Capacité à travailler sous forte pression et à respecter des délais courts dans un environnement au rythme soutenu, à l'aise dans l'exécution d'une grande variété d'activités.

Personnalité agréable, grande capacité d'écoute, empathie, solides compétences en matière d'organisation et de communication, proactivité, orientation vers le service et les résultats, fiabilité, flexibilité, grande capacité d'apprentissage.

Compétences

  • Communication

  • Organisation (meetings, voyages, évènements)

  • Prévoyance et planification

  • Ethique de travail

  • Connaissances informatiques (maîtrise de MS Office, Teams, Sharepoint, One Note, Skype for business, SAP, Concur, MAORI, Mobatime, Domus)

  • Multitâches

  • Travail d'équipe

  • Flexibilité

  • Soutien administratif aux membres de la direction et aux équipes

  • Responsable d'une petite équipe

  • Formatrice en entreprise

  • Gestion d'agendas complexes

  • Traitement des frais de voyages

Langues

  • Français - langue maternelle

  • Anglais - bilingue (C2)

Formations

  • 2020 - Romandie Formation

Attestation
Certified Associate in Project Management (CAPM)

  • 2019 - ITTA

Formation en bureautique - Certifications MS Office

  • Word 2016 = niveaux Professionnel + Expert

  • Excel 2016 = niveau Professionnel

  • Outlook 2016 = niveau Professionnel

  • PPT 2016 = niveau Professionnel

  • 2016 - CFFE

Formatrice en Entreprise

  • 2001 - Storage USA - Phoenix, AZ, USA

Level 1 Manager

  • 1990 - 1994 - EPCL

CFC

Apprentissage employée de commerce

  • 2022 - Altran Education Services

Certificat de formation 
Mise à jour de sites Internet

Expérience

10/2022 - courant

FIDEXAUDIT SA - Lausanne

Secrétaire-Réceptionniste

  • Accueil des clients

  • Gestion de la centrale téléphonique

  • Mise en page, impression, reliure, sauvegarde et envoi de rapports de révision

  • Mise en page, impression et envoi des offres de services

  • Intendance, gestion des stocks

  • Gérance & PPE : correspondance avec les locataires, les entreprises, les diverses administrations et les propriétaires; suivi des appels des locataires (travaux à effectuer, litiges divers), établissement de bons d'intervention

11/2020 - 02/2022

ARASOL - Renens

1 an et 4 mois

Secrétaire de Direction

  • Etablissement de correspondances, de rapports, de marches à suivre et de tableaux de statistiques, selon les instructions de la Direction

  • Prise de PV et rédaction des bulletins d'information du CSR

  • Organisation de la gestion documentaire centrale à l'institution, le classement et la mise à jour d'informations d'intérêt général pour l'institution

  • Tenue du site Internet et création du profil Linkedln de l'ARASOL

  • Gestion des agendas et réservations de salles de conference

  • Support à la réception pour la gestion du courrier et le centre d'impression

  • Etablissement de contrats de mesures d’insertion et suivi du budget

10/2019 - 03/2020

Entreprise sanitaire

5 mois

Assistante administrative

  • Préparation du courrier sortant

  • Exécution de tâches administratives courantes: gestion du standard téléphonique et transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement des mails, tenue du planning

  • Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.

  • Assistance du Directeur pour la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation de dossiers

  • Gestion des relations avec les fournisseurs et les prestataires, réponse aux demandes par mail et téléphone, suivi des commandes, comptes rendus auprès de mon supérieur

  • Gestion des fournitures de bureau et surveillance étroite de l'utilisation des stocks pour réduire les coûts

  • Facturation simple

10/2006 - 12/2018

Nestec S.A. / GLOBE - Vevey

12 ans et 2 mois

Assistante de Direction

Pour plusieurs Cadres et leurs équipes (CEO, IOC, Head of the IT Procurement Department, CISO, Head of Architecture, Strategy and Innovation).

​​

  • Organisation de réunions, réservation des salles, préparation des ordres du jour, gestion du matériel et de la documentation, rédaction de PV, soutien administratif et confidentiel à l'équipe de direction

  • Gestion des relations avec les fournisseurs et les prestataires, réponse aux demandes par mail et téléphone, suivi des commandes

  • Accueil et orientation des visiteurs, tenue du planning

  • Création de présentations PowerPoint, rédaction de courriers, classement des fichiers dans le serveur

  • Accueil et intégration des nouveaux employés, présentation du fonctionnement du service (méthodes et procédures de travail)

  • Assistance du Directeur pour la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités, aide à divers processus

  • Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces

  • Gestion des déplacements complexes des cadres et coordination de la planification des déplacements

  • Amélioration de l'efficacité administrative grâce à la modernisation des systèmes d'organisation des documents et à une mise en œuvre efficace des solutions de Teams (Teamroom)

  • Coordination de réunions annuelles complexes avec 5 intervenants, plus de 100 participants nationaux et internationaux, y compris la production de la diffusion en direct, les dispositions pour les sites éloignés

  • Formatrice en entreprise, suivi de 4 apprentis-ies

  • Création de procédures et marches à suivre

 

Assistante administrative

@ NESTLE PROFESSIONAL BEVERAGE CENTRE – Orbe

Pour le Directeur du site et soutien aux équipes.

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